Facility management stanowi kompleksową usługę, w ramach której zapewniany jest serwis systemów i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu danego obiektu. Obejmuje ona wszystkie instalacje wchodzące w infrastrukturę budynku. Poprzez zagwarantowanie sprawności technicznej nieruchomości, facility management zapewnia bezpieczeństwo i komfort wszystkim jej użytkownikom.
Jaką rolę pełni facility management?
Główną rolą facility management jest zarządzanie nieruchomościami, polegające przede wszystkim na obsłudze technicznej budynku, prowadzeniu księgowości i dokumentacji technicznej, realizowaniu budżetu i raportowaniu wydatków, a także reprezentowaniu właściciela lub członków wspólnoty mieszkaniowej.
Usługa ta spełnia stawiane przez użytkowników obiektu wymogi, wynikające z prowadzonej w jego obrębie działalności. Jej odbiorcami są przede wszystkim firmy i osoby pełniące funkcję zarządcy nieruchomości. Facility management jest w pełni skupione na potrzebach interesariuszy. Dostosowuje do nich wykorzystywane metody, narzędzia oraz zakres działania, by zapewnić maksymalną satysfakcję i wzrost korzyści. Facility management dotyczy takich obiektów, jak:
- nieruchomości o profilu komercyjnym, między innymi sklepy i centra handlowe,
- zakłady produkcyjne,
- biura,
- miejsca użyteczności publicznej, na przykład szkoły oraz szpitale,
Z usługi tej korzystają również wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe, a nawet deweloperzy, którzy chcą zapewnić wygodną i bezpieczną przestrzeń dla osób zamieszkujących zarządzane przez nich budynki.
Narzędzia i strategie wykorzystywane w facility management w celu zapewnienia doskonałego doświadczenia klienta
W ramach facility management wykonywane są czynności służące zmniejszeniu kosztów całkowitych funkcjonowania nieruchomości oraz optymalizacji sposobów jej użytkowania. Należą do nich:
- serwisowanie systemów i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu budynku,
- ochrona majątku przed utratą jego pierwotnej wartości,
- utrzymywanie obiektu w niepogorszonym stanie technicznym,
- gwarantowanie sprawności technicznej infrastruktury budynku w celu zapewnienia komfortu i bezpieczeństwa użytkownikom nieruchomości,
- prowadzenie aktywnej polityki inwestycyjnej,
- wykorzystanie właściwie dopasowanych źródeł finansowania,
- zwiększenie efektywności procesu zarządzania.
Do realizacji tych zadań wykorzystywane są odpowiednie narzędzie i strategie działania.
Strategie w facility management
By facility management było skuteczne i przynosiło wymierne korzyści użytkownikom nieruchomości, konieczne jest zastosowanie odpowiedniej strategii, dostosowanej do indywidualnych potrzeb obiektu. Jej stworzenie wymaga określenia pozycji strategicznej budynku i ustalenia priorytetów. Po sformułowaniu strategii konieczne jest jej wdrożenie, a następnie monitorowanie i ocenianie jej przydatności.
Określenie pozycji strategicznej
W celu poznania właściwych potrzeb obiektu, należy przeprowadzić analizę jego położenia oraz panujących w nim warunków. Uwzględnione muszą zostać wartości, kultura, wizja oraz cele organizacji wdrażającej facility management. Pozwala to przewidzieć przyszłe potrzeby, wymagania oraz koszty konserwacji.
Ustalenie priorytetów
W planowaniu strategii facility management priorytetowo należy traktować cele bezpośrednio odnoszące się do potrzeb interesariuszy. W wypadku obiektów mieszkalnych będzie to wygoda lokatorów, z kolei przy obiektach zajmowanych przez przedsiębiorstwa będą to zazwyczaj rozwiązania wspierające wydajność w miejscu pracy.
Sformułowanie strategii
Sformułowanie strategii wymaga określenia właściwych inicjatyw, które pozwolą osiągnąć wyznaczone cele. Na tym etapie należy również przyjąć czas, w jakim przyjęta strategia powinna przynieść pożądane rezultaty.
Wdrożenie strategii
Wdrożenie strategii powinno być połączone z poinformowaniem o tym wszystkich zainteresowanych stron. Członkowie zespołu odpowiedzialnego za facility management muszą wiedzieć, jakie role pełnią w zarządzaniu obiektem.
Monitorowanie i ocenianie strategii
W celu ustalenia, czy strategia się powiodła, należy monitorować wykonywane prace i sprawdzać, czy postęp jest zgodny z przyjętymi priorytetami. Osoby odpowiedzialne za facility management w obiekcie powinny zasięgnąć opinii jej użytkowników. W ten sposób będą się mogły dowiedzieć, czy nie są wymagane zmiany w podejściu.
Narzędzia w facility management
W celu zapewniania doskonałego doświadczenia klienta, do realizacji usługi facility management wykorzystywane są specjalistyczne narzędzia, takie jak nowoczesne oprogramowanie ReviGUARD. Jest to system CMMS poświęcony kontroli obowiązkowych inspekcji, konserwacji oraz działań wymaganych przez regulacje lokalne i ogólnokrajowe. ReviGUARD zapewnia pełną automatyzację czynności kontrolnych.
Tworzy wirtualną bazę danych, zawierającą wszystkie dokumenty urządzeń i protokoły z przeprowadzonych prac. Posiada ponadto dostępny z każdego urządzenia sieciowego system Workflow, który współpracuje z paszportyzacją urządzeń.
